L'intérêt d'une bonne gestion de la messagerie électronique

Le client de Messagerie Mozilla

Arrivé il y a une vingtaine d'années, le courriel est aujourd’hui largement répandu tant en usage professionnel que privé alors que rien ne le règlemente réellement, surtout au niveau de ce que l’on pourrait qualifier de « bon usage ». En effet, chacun agit en fonction de ses propres habitudes quant à la façon de rédiger un courriel, de l’utilisation ou non de pièces jointes, des personnes à mettre en copie simple ou cachée, etc.  

Il en résulte des problèmes de fonctionnement et une augmentation gigantesque de la volumétrie à archiver. Pour limiter celle-ci, on constate qu'une majorité de services informatiques brident les utilisateurs en leur imposant une taille limitée de boite aux lettres alors même que des solutions plus efficaces et rationnelles existent.

Au delà de ces aspects plutôt curatifs, il est également nécessaire de pouvoir jouer sur la possible diminution des flux et des données en entrée des systèmes. Ainsi en est-il du courrier électronique dont l’usage devrait absolument être mieux organisé afin d’éviter des duplications totalement inutiles d’information et dont les conséquences peuvent être dramatiques : volumes qui explosent, courriels non traités par manque de temps, information perdue car impossible à retrouver, etc.

Pour faire face à ce volume croissant d'informations sans se laisser submerger et pour gagner en efficacité, des principes simples et des règles de bonne gestion peuvent nous y aider.

Une bonne utilisation de la messagerie procure de nombreux avantages :

- un gain de temps pour mieux gérer ses tâches ;

- un suivi précis des messages, donc, un gain d'efficacité ;
- la reprise plus aisée des dossiers traités par quelqu'un d'autre ; 

- une communication plus efficace, donc, la satisfaction des interlocuteurs ;
- une harmonisation des pratiques ;
- à terme, un archivage pérenne des messages importants.

10 points clés à retenir pour le bon usage du courriel :

1. Pour les conversations simples ou urgentes, préférer les échanges directs (face à face, téléphone, etc.).

2. Éviter d'utiliser le courriel pour résoudre des conflits et les courriels « ping-pong » (éviter de faire de trop nombreux allers-retours à partir du même courriel de départ).

3. Bien choisir le destinataire des messages pour ne pas submerger d'informations ceux qui n'en n'ont pas besoin.

4. Favoriser la lecture des courriels : objet explicite, message court et clair, éviter les abréviations ou les raccourcis orthographique.

5. Éviter l'envoi précipité. Vérifier la liste des destinataires, l'objet, le contenu ou encore les pièces jointes.

6. Ne pas modifier le contenu des messages reçus lorsque vous les transférez ou y répondez.

7. Être vigilant face aux spams, virus etc.

8. Réaliser une action pour chaque message consulté.

9. Pouvoir rapidement retrouver les messages.

10. Faire une sauvegarde régulière des messages pour protéger son capital informationnel des risques physiques (incendies, vols de pc, etc.) et logiques (virus, etc.). Penser à l'archivage et à maintenir une taille de la boite mail acceptable.

Quels sont les messages qui doivent être conservés ?

Il faut conserver uniquement les messages (et leurs pièces-jointes) qui revêtent une forte valeur (administrative, juridique, financière, historique).

Les courriels personnels, ou à faible valeur informationnelle ne doivent pas être conservés dans une boite aux lettres professionnelle. Par exemple, il est inutile de conserver les brouillons, les messages provenant des listes de diffusion, ou encore les duplicata d'informations. Ils peuvent être conservés un certain temps, mais lorsqu'ils n'ont plus d'utilité, ils doivent être supprimés puisqu'ils prennent de la place dans la boite aux lettres électronique.

Faire un bon usage de sa messagerie électronique est devenu primordial à une époque où la majorité des échanges se font par courriel. Une bonne gestion de ses courriels fait gagner en efficacité, en temps et en productivité. Mais au-delà de ces problématiques qui intéressent le court terme, une boite aux lettres électronique bien rangée facilitera son archivage. Car les courriels sont des documents d'archives, à l'instar du papier et des autres documents électroniques (documents bureautiques, audio, vidéo, etc.) et leur conservation est donc nécessaire. Pour faciliter cette dernière et pouvoir la pérenniser, il est donc nécessaire que les courriels soient bien rangés, d'où l'utilité de développer le plus largement possible des bonnes pratiques dans l'utilisation de la messagerie électronique au quotidien.