Parution d'un arrêté précisant la dématérialisation des actes comptables des organismes publics

Un arrêté du 7 octobre 2015, publié au Journal officiel du 21 octobre 2015, relatif aux conditions d’établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée des documents et pièces justificatives des opérations des organismes publics pris en application du décret n°2012-1246 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique est paru au journal officiel le 21 octobre 2015, entre en vigueur aujourd'hui.

Cet arrêté précise d’une part les conditions d’établissement et de transmission sous forme dématérialisée des documents de comptabilité (titre II, articles 7, 8 et 9) et, d’autre part, les conditions d’établissement et de conservation sous forme dématérialisée des pièces justificatives des dépenses et recettes des organismes publics (titre III, articles 10 et 11).

Il précise également les modalités de dématérialisation de la certification du service fait, des ordres de payer et de recouvrer ainsi que les modalités de communication des documents dématérialisés à l’autorité chargée du contrôle de ces organismes (Titre IV, articles 12, 13 et 14).

Dans son article 2, l'arrêté précise la définition de dématérialisation et distinguant les documents nativement numériques et les documents numérisés :

– la dématérialisation dite «native», qui consiste à produire ou à recevoir des documents et pièces sous forme de données ou informations numériques permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traitées automatiquement et de manière univoque; 

– la dématérialisation dite «duplicative», qui consiste à reproduire et à transférer des documents et pièces mentionnées à l’article 1er de son support papier initial à un support informatique. Elle procède notamment de la numérisation du support initial et peut comprendre la reconnaissance, totale ou partielle, de ses caractères.

On notera que l'océrisation est rendue possible mais pas systématisée par défaut et, si l'article 10 précise que la "dématérialisation native des factures est établie selon les prescriptions de l’article 289-VII-3 du code général des impôts", il précise également qu'elle est aussi autorisée selon un format PDF non signé. 

L'article 4 précise que dans le cadre du contrôle juridictionnel des comptes, les documents et pièces mentionnés qui ont fait l’objet d’une dématérialisation duplicative sont opposables au juge des comptes, comme à l’agent comptable, sans qu’il y ait lieu de présenter le document initial.

En termes de durée légale de conservation, l'article 6 précise que "les documents et les pièces mentionnés à l’article 1 sont conservés au moins jusqu’à l’expiration du délai de mise en jeu de la responsabilité de l’agent comptable prévu par l’article 60 de la loi du 23 février 1963", ce que je continue d'interpréter comme un délai de dix ans ; l'article précise également que les documents peuvent être transmis par voie dématérialisée.