La Maison Blanche veut renforcer la gestion des archives électroniques

Les agences fédérales américaines ont jusqu'en mai 2012 pour faire un rapport précis de la manière dont elles conservent et gèrent leurs archives, et tout particulièrement leurs archives électroniques, y compris les courriels, les messages postés sur les blogs et les médias sociaux. Cette obligation émane d'un memorandum qui a été publié lundi 28 novembre.
 

La Maison Blanche et la NARA (les Archives nationales américaines) utiliseront ces rapports pour rédiger de nouvelles directives qui ont pour objectif de faire un meilleur usage des technologies de stockage de documents électroniques, et de concevoir un « cadre de gestion des dossiers gouvernementaux ».

 

Pour l'heure, les archives sont gérées principalement par les agences fédérales, avec une faible coopération entre-elles. D'après les estimations de la NARA, environ 95% des agences fédérales risquent de perdre des archives électroniques car elles ne répondent pas aux exigences légales pour leur sauvegarde. Cela signifie que certaines agences n'archivent pas les bons documents ou qu'elles stockent des archives électroniques sans considérer les problématiques d'accès inhérentes à ce type de documents (notamment la question des formats). Pour prendre l'exemple des courriels, la majorité des agences fédérales n'est pas en mesure de les archiver et ces dernières invitent donc les employés à imprimer les courriels importants. Une mesure qui augmente les risques de disparition d'informations capitales. La Maison Blanche, en revanche, possède un système d'archivage automatique des courriels qui sont envoyés à partir d'adresses utilisées en interne. Une pratique qui devrait être étendue aux différentes agence fédérales, en dépit du fait que ces dernières sont bien plus importantes que la Maison Blanche en termes d'employés, et donc de masse collectée, et qu'elles ont des systèmes d'archivages différents.

Les agences fédérales ne sont pas tenues de livrer leurs archives à la NARA avant 30 ans à partir de leur date de création, ce qui fait que les plus vieux documents électroniques créés seront sans doute conservés dans des formats propriétaires, illisibles et donc peu pérennes pour les générations à venir. David Ferriero, l'Archiviste des États-Unis, a déjà demandé en mars dernier à ce que ce délai de 30 ans soit abaissé, proposant ainsi 4 ou 8 ans, ce qui correspondrait à un ou deux mandats présidentiels.
 

Mais revenons aux agences fédérales qui doivent, d'après le mémo, donner des garanties pour moderniser les politiques de records managements d'ici le mois de mars. Dans le mémo, le président Obama réaffirme que la technologie peut rendre les archives moins lourdes à gérer pour les services, mais également à utiliser et à partager. Les agences vont devoir expliquer comment ils comptent utiliser les services de stockage dans les nuages (le fameux cloud computing dont tout le monde parle depuis quelques années) et les solutions de stockage tout en mettant en évidence les éventuelles lacunes des lois existantes qui pourraient nuire à cette gestion optimisée des archives.

Cette initiative qui consiste en fait à mettre tout à plat pour repenser le système au complet de gestion des archives à l'ère numérique. Sage décision, quand on sait que deux décennies de progrès technologiques ont transformé les manières de travailler de l'administration créant ainsi des défis pour les archivistes d'ordres scientifiques, techniques, organisationnels, mais également juridiques et financiers.
 

Timothée Bonnet et Magalie Lopez