jeudi 14 novembre 2013

Tutoriel : Les fonctions d'Excel utiles aux archivistes

Dans mes tâches quotidiennes, je suis amené à utiliser Excel, comme un bon nombre de collègues. Or, ce logiciel est souvent sous-exploité par les archivistes qui pourraient gagner à utiliser les fonctions avancées de ce dernier pour gagner en efficacité, et donc au final en temps...

L'une des premières fonctions à connaitre est sans doute la fonction MIN/MAX. Quel intérêt pour les archivistes ? Simplement déterminer automatiquement (et donc rapidement et facilement) les dates extrêmes dans de longues listes.



Voici un groupe d'articles complètement fictif :


Relations entre la Fance et le Brésil
Article 118151850
Article 218701900
Article 319701971
Article 419691972
Article 519761976
Article 619501988
Article 719711971
Article 819721972
Article 919721972
Article 1019481960
Article 1118141818
Article 1219251933
Article 1319731973
Article 1419741974
Article 1519741974
Article 1619741974
Article 1719741974
Article 1819751975
Article 1919751975
Article 2019751975
Article 2119601972
Article 2219761976
Article 2319761976
Article 2419701972
Article 2519771990



Pour obtenir facilement les dates extrêmes de ce groupe d'articles, il suffit d'ajouter dans Excel les deux formules suivantes dans les deux cellules du tableau laissées libres :

=MIN(B2:B26) =MAX(C2:C26)


Ce qui nous donne très logiquement :

Relations entre la Fance et le Brésil18141990
Article 118151850
Article 218701900
Article 319701971
Article 419691972
Article 519761976
Article 619501988
Article 719711971
Article 819721972
Article 919721972
Article 1019481960
Article 1118141818
Article 1219251933
Article 1319731973
Article 1419741974
Article 1519741974
Article 1619741974
Article 1719741974
Article 1819751975
Article 1919751975
Article 2019751975
Article 2119601972
Article 2219761976
Article 2319761976
Article 2419701972
Article 2519771990

Rendez-vous très bientôt pour une nouvelle astuce !

2 commentaires:

  1. Merci pour cette astuce à laquelle je n'avais pas encore pensé!
    J'attends la suite avec impatience!

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  2. Aussitôt demandé, aussitôt publié : http://archivistes.blogspot.fr/2013/11/tutoriel-les-fonctions-dexcel-utiles_19.html

    Bonne lecture !

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