Tutoriel : Les fonctions d'Excel utiles aux archivistes (partie 2)

Dans notre première partie de tutoriel, nous nous sommes intéressés aux fonctions MIN/MAX pour connaitre facilement les dates extrêmes de longues listes. Nous restons dans les dates extrêmes avec cette fois-ci deux astuces permettant soit :

• de regrouper dans une seule colonne deux colonnes contenant des dates ;
• de diviser en deux colonnes distinctes une colonne comprenant des dates.  

I- Regrouper en une seule, deux colonnes comprenant des dates 

Si vous avez un tableau comprenant dans une cellule les dates de début et dans une autre les dates de fin, vous pourriez être intéressés par le regroupement de ces deux cellules pour n'en former qu'une seule. Pour ce faire, il faut utiliser la fonction "CONCATENER" qui permet, comme son nom l'indique, de mettre bout à bout deux cellules dans une troisième. Mais en bons archivistes, nous devons séparer les deux chaines de caractères par des tirets, ce que permet de faire aisément cette formule.   

Voici un exemple fictif dans lequel nous voulons ajouter les dates dans la cellule laissée vide :

1988	1989
1979	1989

Pour ce faire, il suffit d'écrire la formule suivante dans les deux cellules laissées vides, ce qui permet de rassembler les deux cellules, tout en mettant le caractère "-" comme séparateur :

=CONCATENER(A1&"-"&B1)
=CONCATENER(A2&"-"&B2)

Voici le résultat final dans notre tableau :

1988	1989	1988-1989
1979	1989	1979-1989

NB: Ici, la formule a été utilisée pour des dates extrêmes, mais elle peut servir à bien d'autres choses, comme par exemple rassembler nom et prénom en une désignation unique, rassembler code postal et ville dans une seule ligne d'adresse, etc.


II- Diviser en deux colonnes distinctes une colonne comprenant des dates 

Si vous avez des données formatées de type "1979-1989", vous n'aurez même pas à passer par une formule pour pouvoir séparer ces valeurs en deux cellules puisque l'assistant de conversion d'Excel fait ça très facilement. Vous pouvez en effet fractionner le contenu des cellules sur la base d’un séparateur, tel qu’un espace ou une virgule, ou, comme c'est le cas ici, d'un tiret.

1. Sélectionnez la page de données à convertir.
2. Sous l'onglet "Données", cliquez sur "Convertir".

Vous devriez avoir la fenêtre suivante : 

3. Sélectionnez "Délimité", puis cliquez sur "Suivant".
4. À l’étape 2, activez la case à cocher "Autre" et mettez un tiret dans la case qui se trouve à côté.

5. Cliquez sur "Suivant".
6. À l’étape 3, cochez le bouton "Standard". Si vous souhaitez insérer le contenu fractionné dans les colonnes à côté des colonnes précédentes, cliquez sur l’icône à droite de la zone "Destination", puis sélectionnez la cellule à côté de la date dans la liste (de D1 à E2 dans cet exemple).

 Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur terminer et admirer le résultat :

1988-1989	1988	1989
1979-1989	1979	1989

Rendez-vous dans quelques jours pour un nouveau tutoriel sur les fonctions avancées d'Excel utiles aux archivistes.