Compte-rendu du colloque sur l’archivage électronique (3-4 février 2015)

 Crédit photo : Michel Fischer

Les 3 et 4 février derniers s'est tenu le colloque sur l’archivage électronique organisé par les Archives diplomatiques, les Archives nationales et le Service historique de la Défense.

La première journée a débuté par une introduction de la gestionnaire de transfert numérique aux Archives nationales du Royaume-Uni, qui s’est penchée sur la complexité des documents et des données numériques et le fait qu’ils engendrent des défis et des interrogations :

Comment faire le tri et la sélection avec les archives hybrides ? Face au volume des documents ? Comment s’assurer que toutes les données confidentielles ont été correctement identifiées ? Comment bien faire ? Comment éviter de manipuler les métadonnées ? 

L’ensemble de ces questions se sont posées pour l’ensemble des intervenants lors de ces deux journées. 

L’ensemble des intervenants a été d’accord sur le fait qu’il faut agir vite quand on parle d’électronique, car les serveurs sont encombrés, les données mal organisées, les formats deviennent rapidement obsolètes, etc. Il est donc nécessaire d’apporter des solutions en hiérarchisant et en validant l’information, en réduisant les volumétries, en s’adaptant aux nouveaux usages ou encore en garantissant l’archivage et l’accès à l’information.

Pour cela, les intervenants présents ont procédé ou assisté à la mise en place de systèmes d’archivage électronique (SAE) dans leur structure, qui sont installés pour diverses raisons : réglementaires (SAE finances à La Poste), organisationnels (SAE du Conseil supérieur du notariat) ou historiques (SAE des ministères économiques et financiers). 

Tous sont d’accord pour dire qu’avant de se lancer dans un projet de SAE il est nécessaire d’établir un plan d’action en définissant les besoins et le périmètre, en élaborant des référentiels d’archivage mais aussi en examinant les solutions afin de choisir celles qui conviennent le mieux.

Il a été rappelé à plusieurs reprises l’importance de renseigner les métadonnées et d’indexer, car sans cela le document électronique ne peut exister. 

Pour l’ensemble des intervenants, la dématérialisation n’est pas une fin en soi mais permet d’avoir un accès rapide, permanent et mutualisé, même s’il existe plusieurs obstacles qui ne sont pas vraiment techniques mais plutôt organisationnels, culturels et j’ajouterai même financiers.

On peut constater que beaucoup de SAE sont imparfaits, car ils deviennent rapidement obsolètes et sont en évolution permanente. 

Le constat c’est que « dématérialisation » ne veut pas dire « destruction du papier » puisque toutes les structures conservent le papier pour des raisons de preuve, et ce malgré le décret du 15 juin 2011 relatif au dossier individuel des agents publics et à sa gestion sur support électronique qui indique que : « en cas de coexistence des supports électronique et papier, toute pièce versée au dossier ne peut être conservée que sur l’un des deux supports, selon le mode de gestion choisi par l’administration ». 

Pour conclure, on peut dire qu’il demeure des interrogations sur la pérennité des documents et données électroniques malgré la généralisation des SAE.