Parution d'un arrêté précisant la dématérialisation des actes comptables des organismes publics

Un arrêté du 7 octobre 2015, publié au Journal officiel du 21 octobre 2015, relatif aux conditions d’établissement, de conservation et de transmission sous forme dématérialisée des documents et pièces justificatives des opérations des organismes publics pris en application du décret n°2012-1246 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique est paru au journal officiel le 21 octobre 2015, entre en vigueur aujourd'hui.

Cet arrêté précise d’une part les conditions d’établissement et de transmission sous forme dématérialisée des documents de comptabilité (titre II, articles 7, 8 et 9) et, d’autre part, les conditions d’établissement et de conservation sous forme dématérialisée des pièces justificatives des dépenses et recettes des organismes publics (titre III, articles 10 et 11).

Il précise également les modalités de dématérialisation de la certification du service fait, des ordres de payer et de recouvrer ainsi que les modalités de communication des documents dématérialisés à l’autorité chargée du contrôle de ces organismes (Titre IV, articles 12, 13 et 14).

Compte-rendu du colloque sur l’archivage électronique (3-4 février 2015)

 Crédit photo : Michel Fischer

Les 3 et 4 février derniers s'est tenu le colloque sur l’archivage électronique organisé par les Archives diplomatiques, les Archives nationales et le Service historique de la Défense.

La première journée a débuté par une introduction de la gestionnaire de transfert numérique aux Archives nationales du Royaume-Uni, qui s’est penchée sur la complexité des documents et des données numériques et le fait qu’ils engendrent des défis et des interrogations :

Comment faire le tri et la sélection avec les archives hybrides ? Face au volume des documents ? Comment s’assurer que toutes les données confidentielles ont été correctement identifiées ? Comment bien faire ? Comment éviter de manipuler les métadonnées ? 

L’ensemble de ces questions se sont posées pour l’ensemble des intervenants lors de ces deux journées. 

L'industrie du jeu vidéo perd la mémoire

Cela fait déjà un long moment que je souhaitais écrire sur la problématique des archives dans le monde du jeu vidéo. Ces derniers, à la frontière entre produits culturels, divertissement et produits de consommation de masse ont largement évolué ces dernières années, passant du statut de simples jouets pour enfants à celui de média de masse (l'industrie du jeu vidéo dépasse en termes de chiffre d'affaires le cinéma et la musique réunis). Grâce à l'émergence d'une génération d'enseignants, chercheurs ou cliniciens qui ont grandi dans l'univers des jeux vidéo, ces derniers commencent à être constitués en objets de science. Ceci étant dit, l'histoire du jeu vidéo reste encore en grande partie à explorer.

Tutoriel : Les fonctions d'Excel utiles aux archivistes (partie 3)

Excel en 1990, photo Microsoft Sweden, sous licence CC

Après avoir présenté les fonctions MIN/MAX et CONCATENER, je voudrais aujourd'hui parler un petit peu des fonctions MINUSCULE, MAJUSCULE et NOMPROPRE. Le principe des deux premières fonctions est très simple : il s'agit de transformer des chaines de caractères en minuscules ou en majuscules (ou dit autrement, de changer la casse) et celui de la troisième est de mettre des majuscules au début des mots. L'avantage de ces fonctions est de conserver l'accentuation, les espaces, etc. au cours de la transformation.

Tutoriel : Les fonctions d'Excel utiles aux archivistes (partie 2)

Dans notre première partie de tutoriel, nous nous sommes intéressés aux fonctions MIN/MAX pour connaitre facilement les dates extrêmes de longues listes. Nous restons dans les dates extrêmes avec cette fois-ci deux astuces permettant soit :

• de regrouper dans une seule colonne deux colonnes contenant des dates ;
• de diviser en deux colonnes distinctes une colonne comprenant des dates.  

1er séminaire fonctionnel du programme VITAM

Le 6 novembre 2013 s'est tenu aux Archives nationales, site de Pierrefitte-sur-Seine, le premier séminaire fonctionnel du programme VITAM.

Lors de cette matinée, l'équipe projet a présenté le programme VITAM (objectifs, périmètre, modalités d'association des utilisateurs, collaborations envisageable, preuve de concept pour l'archivage des messageries) aux utilisateurs potentiels de plate-formes d'archivage électronique s'appuyant sur cette solution. 

Le programme VITAM (Valeurs Immatérielles Transférées aux Archives pour Mémoire) est une solution logicielle interministérielle d'archivage électronique que chacun pourra utiliser ensuite dans son système d'information. Cette solution logicielle, conçue et réalisée en commun par le Ministère de la Culture et de la Communication, le Ministère des Affaires étrangères et le Ministère de la Défense, doit couvrir les besoins d'archivages intermédiaire et définitif.

Tutoriel : Les fonctions d'Excel utiles aux archivistes

Dans mes tâches quotidiennes, je suis amené à utiliser Excel, comme un bon nombre de collègues. Or, ce logiciel est souvent sous-exploité par les archivistes qui pourraient gagner à utiliser les fonctions avancées de ce dernier pour gagner en efficacité, et donc au final en temps...

L'une des premières fonctions à connaitre est sans doute la fonction MIN/MAX. Quel intérêt pour les archivistes ? Simplement déterminer automatiquement (et donc rapidement et facilement) les dates extrêmes dans de longues listes.

Le piège du Zéro papier

Depuis quelques années, sous la pression de messages écologiques (les fameux, "avant d'imprimer ce message, pensez à l'environnement"), on assiste à un inversement paradoxal où ce qui pourrait être dématérialisé (formulaires de demandes de congés, devis, factures, etc.) est imprimé, et ce qui devrait être conservé sur support papier (la correspondance) n'est plus imprimé. Il s'agit là, à mon avis, d'un arrêt prématuré. J'ai travaillé essentiellement dans des petites structures qui, si elles avaient bien opéré la transition numérique pour la production et le stockage de l'information, ne l'avaient pas accompagnée de la mise en place d'outils de gestion du contenu et d'archivage électronique. 

Vers une nouvelle loi sur les archives ?

Le site du Monde a publié hier une entrevue avec Aurélie Filippetti, la ministre de la Culture. Cette dernière est bien entendu revenue sur le budget du ministère et sur certains sujets chauds du moment qui font beaucoup parler (Hadopi, Maison de l'Histoire de France, etc.). Mais elle a également parlé d'archives. 

La première information, plutôt rassurante, est que malgré la crise, qualifiée d’"inouïe" par la ministre, elle ne remettra pas en cause les projets culturels déjà engagés, parmi lesquels figure le nouveau centre des Archives nationales à Pierrefitte-sur-Seine. La ministre a également eu un mot à destination des collectivités territoriales en affirmant que les AD du Tarn avaient fait 65 millions de pages vues sur son site internet l'année suivant la mise en ligne d'archives numérisées. La ministre a donc visiblement été marquée par sa visite dans ce centre d'archives cet été.

Le site des Archives nationales de Pierrefitte en vidéo

Souvenez-vous, en 2010, nous écrivions un article sur le chantier des Archives nationales à Pierrefitte-sur-Seine. Deux ans plus tard, le site est sur le point d'être terminé et les fonds d'archives commencent à déménager des deux autres sites franciliens vers la Seine-Saint-Denis.

Le blog des AN vient de publier quelques vidéos et articles relatifs à ce grand déménagement, l'occasion pour nous de voir l'avancée des travaux.